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ISO認證評審工作中常見問題及對策

ISO認證已經(jīng)成為世界各國質(zhì)量管理和經(jīng)營管理的經(jīng)驗總結(jié),具有科學指導性和標準性。在企業(yè)內(nèi)部組織ISO認證的評審工作,可以促進幫助企業(yè)準確把握經(jīng)營管理與生產(chǎn)之間的辯證關(guān)系,促進企業(yè)全面、健康、規(guī)范化、科學化發(fā)展。
商品經(jīng)濟的不斷深入發(fā)展,使得各企業(yè)都致力于提高產(chǎn)品質(zhì)量、維護企業(yè)形象、減少重復檢驗、維護企業(yè)環(huán)境等各方利益,由此而產(chǎn)生了不受產(chǎn)銷雙方經(jīng)濟利益影響的質(zhì)量、管理認證。ISO認證的評審不但是顧客對產(chǎn)品質(zhì)量審核的第三方認證,也是企業(yè)改進生產(chǎn)管理的重要依據(jù)。因此,各國企業(yè)大多采用了ISO標準認證,并通過評審工作來達到規(guī)范組織質(zhì)量生產(chǎn)、經(jīng)營管理的目的。國內(nèi)一般企業(yè)的目的一般都是外樹形象,內(nèi)強管理。
ISO9001質(zhì)量管理體系和ISO14001環(huán)境管理體系是ISO標準體系的兩大基礎(chǔ)標準,除此以外,為了強化企業(yè)的標準化建設(shè),企業(yè)還應從公司管理、技術(shù)層面進行梳理和完善,以SA8000-2008社會責任管理體系認證、OHSAS 18001-2011職業(yè)健康安全管理體系建設(shè)完善企業(yè)標準化戰(zhàn)略管理。
五大標準管理體系認證的評審可以為企業(yè)監(jiān)控產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境健康提供促進作用,把各項管理內(nèi)容納入評審范圍內(nèi),統(tǒng)籌兼顧,合理規(guī)劃運行,通過各項檢查、改進措施,促進企業(yè)經(jīng)營管理的不斷提升。
ISO標準體系的建設(shè)關(guān)乎企業(yè)整個發(fā)展戰(zhàn)略的部署,由此而知,五大標準管理體系認真的評審工作能為企業(yè)經(jīng)營管理提供全面、科學評價組織管理工作,是一個對企業(yè)管理流程進行審視、評價、改進的持續(xù)過程。評審過程中一般容易出現(xiàn)以下問題:
2.1 避重就輕
ISO認證是一個對企業(yè)經(jīng)營管理及其產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量全面評價的標準,但現(xiàn)行運行過程中很多企業(yè)管理者卻將其視為花瓶、視為擺設(shè)。在評審過程中避重就輕,好的一面盡力展示,而差的一面則盡力掩蓋,嚴重隱瞞企業(yè)經(jīng)營管理、產(chǎn)品質(zhì)量等各方面的問題。就以其評審的表格來說,很大一部分都沒有根據(jù)實際情況填寫,都是為了應付評審工作,不但給評審帶來困難,更重要的是無法提升管理、創(chuàng)造效益。
2.2 人力資源不足
ISO認證評審涉及企業(yè)管理、產(chǎn)品質(zhì)量管理、人力資源管理等多方面的知識,評審過程也需要編寫、審閱大量相關(guān)文件,因此需要大批綜合素質(zhì)較高的工作人員參與。但是評審過程卻常常因為人手不足而出現(xiàn)審核不深入,照搬文件資料,使得評審體系不深刻,管理性質(zhì)的文件與其相支持性的文件沒有形成必要的銜接,文件的操作性在具體到企業(yè)實際時,出現(xiàn)理論脫離實際的現(xiàn)象。
2.3 職能劃分界限不清晰
參與內(nèi)部評審的工作人員之間的職能劃分界限不清晰也是造成評審運轉(zhuǎn)異常的問題之一。比如生產(chǎn)與銷售分屬兩個不同工種,如果由一個人來完成不但容易造成混亂,造成的工作交叉也不便評審工作的施行,較大程度影響評審的質(zhì)量。
2.4 跟蹤改進意識不足
在評審來臨之前,企業(yè)一般都會做足工作,以便一次性通過各種認證,從而達到樹立企業(yè)良好形象的最終目的。但是ISO認證評審工作的目的是為了使持續(xù)的管理工作不斷得到提升,為此,評審的結(jié)果應該是為企業(yè)管理提出更好的更貼切的改進措施,而這一點是大部分企業(yè)都缺少的。目前評審的改進措施和跟蹤驗證都停留在形式階段,對改進措施的實施、監(jiān)控還沒有深刻執(zhí)行。
針對上面談到的在ISO評審過程中出現(xiàn)的問題,需要企業(yè)采取切實有效的措施,以利于順利通過ISO的評審和企業(yè)的長遠發(fā)展。
3.1 高層重視
高層重視是IS0認證評審工作的關(guān)鍵,只有根本上認識到這項工作的重要性,才能提高員工的認識,才能爭取到最大的資源,否則一切都是空談。作為IS0認證組織人員,其最重要的工作是提高高層的重視程度,其次才是與中介的溝通、組織各級人員實事求是地完成文件編寫等其它工作。
3.2堅持實事求是
使用真實、準確的數(shù)據(jù)是保障評審質(zhì)量的根本。通過真實數(shù)據(jù)的反饋,才能將企業(yè)管理工作的優(yōu)劣之處充分展現(xiàn),在評審結(jié)論中能夠發(fā)揮自身優(yōu)勢,尋找劣勢的解決方案,并針對企業(yè)管理的重要部分進行分析詳細評審,以促進企業(yè)的全面、健康、有序的發(fā)展。因此,ISO評審是對企業(yè)管理運行效率的一次有效診斷,通過對適用性、綜合性、活動性的全面分析,為企業(yè)的需求和發(fā)展趨勢提出指示。由此可知,實事求是的態(tài)度和數(shù)據(jù),對企業(yè)管理效率的提升具有重要意義。
3.3選擇合適的人員
參加評審的企業(yè),要招錄有經(jīng)驗的管理人員和工作人員來彌補不足。這樣能夠有針對性,并且也能保證文件的質(zhì)量。在文件編制的過程中,應集思廣益,及時反饋信息,務(wù)必讓文件與實際相符,操作實用。
3.4 明確職責與權(quán)限
企業(yè)在進行評審的過程中,要成立以最高管理者為首的領(lǐng)導小組,并且在企業(yè)的各個部門內(nèi)部,也要根據(jù)實際委派管理人員負責專門的評審工作,要根據(jù)評審工作的不同的階段,及時將與評審相關(guān)的信息傳達給企業(yè)最高管理者,便于企業(yè)管理者能夠及時分析當前的情況,采取實際的對策,積極改進工作。在企業(yè)內(nèi)部專管評審工作的人員,不能出現(xiàn)主管工作交叉的情況,應只擔任一項工作,確保評審工作順利完成。
3.5跟蹤問題,持續(xù)改進
ISO評審工作并不是一次總結(jié),而是對整個質(zhì)量管理體系的效率及綜合性活動進行分析,指出改進的方向和需求的變更趨勢。換言之,ISO是一種動態(tài)的管理標準,它強調(diào)的是在連續(xù)的企業(yè)經(jīng)營活動中,持續(xù)不斷的改進工作,尋找工作的突破方向和市場的需求變更,從而提升企業(yè)的競爭力。因此,企業(yè)在ISO評審過程中,需要建立一整套長效機制,來發(fā)現(xiàn)企業(yè)質(zhì)量管理的問題,并檢驗相關(guān)政策的執(zhí)行效率,提升企業(yè)競爭能力,如果有條件,最好能定期進行ISO落地后的培訓工作。
總之,企業(yè)應將ISO認證評審工作作為企業(yè)發(fā)展的重要事情來抓,從高層到基層,上下同心,提高認識,及時發(fā)現(xiàn)并明確評審中出現(xiàn)的問題癥結(jié)所在,采取有針對性的措施,以利于順利通過ISO評審,推動企業(yè)持續(xù)、健康、快速發(fā)展。


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